Privatlivs­politik

• Virksomhed Egern Events
• CVR 46747291
• Adresse Marianelundsvej 9A, 3460 Birkerød
• E-mail info@egernevents.dk
• Telefon 42 70 13 09

Egern Events er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler i forbindelse med vores aktiviteter.

Hvilke oplysninger vi behandler, afhænger af din relation til Egern Events – om du er kunde, potentiel kunde, eventdeltager, samarbejdspartner eller besøgende på hjemmesiden.

Kontakt og forespørgsler

• Navn og virksomhedsnavn
• E-mail og telefonnummer
• Oplysninger om det ønskede event, fx antal deltagere, dato og lokation
• Oplysninger om ønsker og behov

Booking og event

• Kontaktperson og virksomhedsoplysninger
• Deltagerantal og eventoplysninger
• Valg af pakke og mad
• Oplysninger om lokation
• Eventuelle særlige praktiske oplysninger

Mad og eventplanlægning

Oplyser I frivilligt om allergier eller særlige kostbehov, behandler vi disse oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at planlægge og levere den aftalte mad. Oplysninger om allergier og andre helbredsrelaterede forhold indsamles kun, når det er nødvendigt og relevant for arrangementet.

Fakturering og bogføring

• Navn, virksomheds- og kontaktoplysninger
• Faktura- og betalingsoplysninger
• Oplysninger, der er nødvendige for bogføring

Brug af hjemmesiden

Når du besøger hjemmesiden, kan der blive behandlet tekniske oplysninger som IP-adresse, browsertype og enhed. Brug af cookies og lignende teknologier er beskrevet i afsnittet om cookies.

Vi behandler personoplysninger for at kunne:

• Besvare forespørgsler og udarbejde tilbud
• Håndtere bookinger
• Planlægge og afvikle events
• Kontakte kunden om arrangementet
• Håndtere mad og særlige praktiske behov
• Fakturere og modtage betaling
• Føre bogføring og opfylde lovkrav
• Administrere leverandører og samarbejdspartnere
• Forbedre vores services
• Håndtere eventuelle klager eller tvister og beskytte vores rettigheder
• Administrere hjemmesiden
• Udsende markedsføring, hvor reglerne og et eventuelt samtykke giver grundlag for det

Vi behandler kun personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag for det. Hvilket grundlag der gælder, afhænger af situationen:

• Aftale: Behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale – eller for at gennemføre tiltag på din anmodning, inden en aftale indgås, fx når vi udarbejder et tilbud.
• Retlig forpligtelse: Behandlingen er nødvendig for at overholde lovkrav, fx bogføringsreglerne.
• Legitim interesse: Behandlingen er nødvendig for at varetage en legitim interesse, fx at kommunikere med kontaktpersoner hos vores erhvervskunder og samarbejdspartnere – når hensynet til dig ikke går forud.
• Samtykke: I nogle tilfælde beder vi om dit samtykke, fx til brug af billeder og video i markedsføring.

Behandlingen sker altså ikke altid på baggrund af samtykke – men når den gør, fremgår det tydeligt.

Egern Events kan i forbindelse med arrangementer tage billeder og video for at dokumentere og formidle virksomhedens events.

Når billeder eller video kan identificere enkeltpersoner, behandler vi materialet som personoplysninger.

Egern Events kan anvende udvalgte billeder og videoer på virksomhedens egen hjemmeside, sociale medier, præsentationsmateriale og øvrige egen markedsføring, når der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag.

Ved billeder og videoer, der bruges til markedsføring, indhenter Egern Events som udgangspunkt et særskilt samtykke fra de personer, der kan genkendes.

• Samtykket er frivilligt og er ikke en betingelse for at deltage i et event.
• Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage.
• Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget på baggrund af samtykket.

Ved tilbagetrækning af samtykke stopper vi den fremtidige brug af materialet til de formål, som samtykket omfattede, og vi fjerner materialet fra vores egne aktive markedsføringskanaler inden for rimelig tid, medmindre vi har et andet gyldigt grundlag for behandlingen.

Giv eller læs om samtykke til billeder og video

Vi deler kun personoplysninger med leverandører og databehandlere, når det er nødvendigt for at levere vores services. Det kan eksempelvis være:

• Catering- og madleverandører – herunder Madklubben, når oplysninger er nødvendige for at levere den valgte madløsning
• Transportleverandører
• Udlejere af lokationer
• Betalingsløsninger
• Regnskabs- og bogføringssystemer
• Udbydere af hjemmeside, formularer og IT – fx Simply.com, som hoster hjemmesiden, og Formspree, som modtager og videresender henvendelser fra vores kontaktformular
• Cloud- og lagringstjenester
• DJ, teknikere og andre underleverandører
• Andre leverandører, når det er nødvendigt for arrangementet

Databehandlere må kun behandle oplysningerne efter vores instruks og til de aftalte formål.

Egern Events anvender digitale systemer og cloudtjenester, fx Google Drive, til blandt andet dokumenthåndtering, eventplanlægning, bogføring, fakturering og personaleadministration.

Personoplysninger er kun tilgængelige for personer, der har et arbejdsmæssigt behov for adgang.

Egern Events træffer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring eller anden ulovlig behandling.

Hvis vores leverandører behandler personoplysninger uden for EU/EØS, sker dette kun, når databeskyttelsesreglernes krav til sådan overførsel er opfyldt.

Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt til det formål, oplysningerne behandles til, eller så længe vi er forpligtede til det efter lovgivningen.

• Forespørgsler: Så længe det er nødvendigt for at håndtere forespørgslen og en eventuel efterfølgende dialog.
• Kunde- og eventoplysninger: Så længe det er nødvendigt for at administrere kundeforholdet og eventuelle efterfølgende krav eller dokumentation.
• Bogføring og regnskab: I den periode, lovgivningen kræver. Bogførings- og regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Samtykker til markedsføring: Samtykker og dokumentation herfor opbevares så længe, det er nødvendigt for at kunne dokumentere et gyldigt samtykke.
• Billeder og video: Så længe der er et gyldigt behandlingsgrundlag, og materialet er nødvendigt til det relevante formål.

Efter databeskyttelsesreglerne har du som udgangspunkt ret til:

• Indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• Berigtigelse af forkerte oplysninger
• Sletning af oplysninger
• Begrænsning af behandlingen
• Indsigelse mod behandlingen
• Dataportabilitet i relevante tilfælde
• At trække dit samtykke tilbage, når behandlingen er baseret på samtykke

Rettighederne kan være begrænset i konkrete situationer – fx hvis anden lovgivning kræver, at vi opbevarer oplysningerne.

Vil du gøre brug af dine rettigheder, så kontakt os på info@egernevents.dk.

Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.

Du kan gøre dette ved at kontakte os på info@egernevents.dk.

Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget på baggrund af samtykket.

Hvis du er utilfreds med Egern Events' behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet: www.datatilsynet.dk

• Virksomhed Egern Events
• CVR 46747291
• Adresse Marianelundsvej 9A, 3460 Birkerød
• E-mail info@egernevents.dk
• Telefon 42 70 13 09

Hjemmesiden kan anvende cookies og lignende teknologier.

Cookies, der ikke er nødvendige for hjemmesidens funktion, bruges kun med dit samtykke. Du kan altid ændre dit valg under "Cookieindstillinger" nederst på siden.

Se vores cookiepolitik

Hjemmesiden kan indeholde links til tredjepartswebsites. Egern Events er ikke ansvarlig for disse websites' behandling af personoplysninger. Vi anbefaler, at du læser deres egne privatlivspolitikker.

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik, hvis vores behandling af personoplysninger ændrer sig, eller hvis reglerne ændres.

Den seneste version vil altid være tilgængelig på denne side.

Version 1.2 · Senest opdateret: 28/9-2026