Handels­betingelser

Egern Events leverer firmaevents, teambuilding, middage, julefrokoster og øvrige eventydelser til erhvervskunder. Disse handelsbetingelser gælder for aftaler med virksomheder og andre erhvervsdrivende.

En aftale mellem kunden og Egern Events består af:

• Kundens forespørgsel
• Egern Events' tilbud
• Eventuel skriftlig dialog om særlige ønsker
• Ordrebekræftelsen
• Disse handelsbetingelser

Er der modstrid mellem dokumenterne, gælder de i denne rækkefølge:

1. Særligt aftalte vilkår i den konkrete ordrebekræftelse
2. Tilbuddet
3. Disse handelsbetingelser

Handelsbetingelserne fremgår af eller henvises der tydeligt til i både tilbud og ordrebekræftelse.

En forespørgsel eller reservation er ikke i sig selv en bindende booking.

Bookingen bliver bindende, når:

• Egern Events har sendt en skriftlig ordrebekræftelse,
• kunden skriftligt har accepteret tilbuddet, og
• det aftalte depositum er betalt rettidigt.

Ordrebekræftelsen angiver som minimum dato, antal deltagere, valgt pakke, valgt madløsning, lokation, eventuelle tilkøb, pris, betalingsterminer og eventuelle særlige aftaler.

Når kunden accepterer tilbuddet, accepterer kunden samtidig disse handelsbetingelser.

Alle priser på Egern Events' hjemmeside og i tilbud er angivet ekskl. moms, medmindre andet udtrykkeligt fremgår.

Den endelige pris fremgår af tilbuddet og ordrebekræftelsen. Prisen kan blandt andet afhænge af antal deltagere, dato, lokation, valgt eventpakke, madløsning, transport, særlige ønsker, tilkøb og ekstra underholdning.

Ønsker kunden ændringer efter booking, kan det medføre en ændring af den aftalte pris.

Ved booking faktureres 40 % af den samlede aftalepris som depositum. Depositummet forfalder på den dato, der fremgår af fakturaen.

De resterende 60 % faktureres med forfald senest 14 dage før arrangementet.

Ved bookinger foretaget mindre end 14 dage før arrangementet kan Egern Events kræve hele beløbet betalt ved booking.

Sker betaling ikke rettidigt, kan Egern Events kræve renter og eventuelle omkostninger efter gældende regler. Egern Events kan desuden, efter skriftligt påkrav, tilbageholde eller suspendere leveringen, hvis en væsentlig betaling fortsat mangler.

Det endelige antal deltagere skal meddeles Egern Events senest 14 dage før arrangementet. Dette antal danner grundlag for den endelige planlægning og fakturering.

Ønsker kunden flere deltagere efter fristen, forsøger Egern Events at imødekomme det. Det afhænger dog af kapacitet, lokale, personale, mad, transport og eventets opbygning. Ekstra deltagere faktureres efter den gældende pris for det samlede antal deltagere.

Reducerer kunden antallet af deltagere efter fristen, kan den aftalte pris som udgangspunkt ikke nedsættes. Egern Events kan på dette tidspunkt have disponeret over lokale, mad, personale, transport, leverandører, udstyr og øvrige eventressourcer.

Kunden kan frem til et aftalt tidspunkt anmode om ændringer i eventets sammensætning – for eksempel anden madløsning, ændret lokation, flere eller færre deltagere, ekstra underholdning, ændrede aktiviteter eller ændrede tidspunkter.

Egern Events forsøger så vidt muligt at imødekomme ændringer. Ændringer kan medføre ekstra omkostninger.

En ændring er først gældende, når den er accepteret skriftligt af Egern Events.

Kunden kan afbestille arrangementet skriftligt. Ved afbestilling hæfter kunden for følgende andel af den samlede aftalepris, afhængigt af hvornår afbestillingen modtages:

1. Mere end 60 dage før arrangementet 40 %
2. 31–60 dage før arrangementet 60 %
3. 15–30 dage før arrangementet 80 %
4. 0–14 dage før arrangementet 100 %

Det allerede indbetalte depositum modregnes i det beløb, kunden hæfter for.

Har Egern Events allerede afholdt dokumenterede, ikke-refunderbare tredjepartsudgifter, kan disse indgå i kundens afbestillingsforpligtelse, i det omfang de ikke allerede er dækket af ovenstående.

Ønsker kunden at flytte arrangementet til en anden dato, skal det aftales skriftligt med Egern Events. En datoændring er ikke automatisk garanteret.

Muligheden afhænger af Egern Events' kapacitet, lokale, leverandører, personale, transport og øvrige forhold. Kan datoen flyttes uden væsentlige ekstraomkostninger, kan Egern Events efter en konkret vurdering tilbyde en datoændring.

Medfører datoændringen ekstra omkostninger fra tredjeparter, kan disse viderefaktureres til kunden.

Egern Events kan enten arrangere en lokation for kunden eller afvikle arrangementet i kundens eget lokale.

Lokation arrangeret af Egern Events: Den aftalte lokation fremgår af tilbud eller ordrebekræftelse.

Kundens eget lokale: Kunden er ansvarlig for, at lokalet er egnet til det aftalte arrangement og giver mulighed for sikker gennemførelse af aktiviteterne. Kunden skal oplyse Egern Events om relevante forhold, herunder:

• Adgangsforhold
• Støjregler og åbningstider
• Brandregler
• Køkkenforhold
• Strømkapacitet
• Pladsbegrænsninger
• Andre regler for lokationen

Viser kundens lokale sig uegnet til den aftalte aktivitet eller produktion, kan Egern Events kræve ændringer af arrangementet eller finde en alternativ løsning mod eventuel merpris.

Egern Events' aktiviteter er designet med fokus på samarbejde, kommunikation, kreativitet, strategi og konkurrence. Deltagelse skal ske forsvarligt.

Kunden informerer Egern Events om forhold, der kan have betydning for arrangementets gennemførelse, herunder særlige behov eller begrænsninger blandt deltagerne.

Egern Events kan ændre eller tilpasse en aktivitet, hvis det er nødvendigt af hensyn til sikkerhed, vejr, lokation eller arrangementets praktiske gennemførelse.

Afhængigt af den valgte pakke leveres maden som Pizza Experience, mad arrangeret gennem Madklubben eller julefrokost fra Madklubben. Den valgte madløsning fremgår af tilbud eller ordrebekræftelse.

Kunden oplyser om kendte allergier og særlige kostbehov inden den aftalte frist. Egern Events videreformidler oplysningerne til madleverandøren.

Egern Events kan ikke garantere mod utilsigtet kontakt med allergener, medmindre der er indgået en særlig skriftlig aftale med kunden og leverandøren.

Fri bar og barpersonale indgår kun i de pakker, hvor det specifikt fremgår. I Ultimate Experience og Julefrokost Experience kan pakken blandt andet omfatte fadøl, cider, Breezers, cocktails og barpersonale.

Den konkrete drikkevareliste og tidsperiode fremgår af tilbuddet eller ordrebekræftelsen.

Af hensyn til sikkerhed og forsvarlig afvikling kan Egern Events og tilknyttet personale afvise at udskænke yderligere alkohol til personer, der vurderes at være stærkt berusede.

Er transport inkluderet i den valgte pakke, fremgår det af tilbuddet. Transporten kan leveres af en ekstern transportør.

Tidspunkter og opsamlingssteder fastlægges senest i planlægningsfasen.

Forsinkelser, der skyldes trafik, vejrlig eller andre forhold hos transportøren, håndteres så vidt muligt, men kan i visse tilfælde påvirke tidsplanen.

Er DJ, lyd og lys inkluderet i pakken, leveres det af Egern Events eller en tilknyttet samarbejdspartner.

Egern Events kan anvende andet udstyr eller en anden leverandør end oprindeligt planlagt, hvis den samlede løsning er tilsvarende eller bedre. Tekniske problemer håndteres så hurtigt, som det er praktisk muligt.

Stand-up, band, artist eller anden særlig underholdning kan arrangeres som tilkøb efter forespørgsel.

Tilkøb er først en del af aftalen, når de er skriftligt bekræftet af Egern Events. Den endelige pris fremgår af ordrebekræftelsen.

Er en aktivitet planlagt udendørs, har Egern Events så vidt muligt en alternativ løsning klar.

Gør vejrforhold, myndighedskrav, sikkerhed eller andre praktiske forhold en planlagt aktivitet uforsvarlig, kan Egern Events ændre eller erstatte aktiviteten med en tilsvarende løsning. Væsentlige ændringer meddeles kunden så hurtigt som muligt.

Egern Events er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket levering, der skyldes forhold uden for Egern Events' rimelige kontrol. Det kan for eksempel være:

• Naturkatastrofer og alvorlige vejrforhold
• Brand
• Større tekniske nedbrud
• Myndighedspåbud
• Epidemier og pandemier
• Strejke eller lockout
• Transportforstyrrelser
• Alvorlige leverandørsvigt
• Andre ekstraordinære hændelser uden for Egern Events' kontrol

Egern Events forsøger i sådanne tilfælde at finde en rimelig alternativ løsning.

Egern Events er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler, medmindre andet følger af disse handelsbetingelser eller den konkrete aftale.

Egern Events er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, avancetab, tabt fortjeneste eller andre afledte tab, i det omfang det lovligt kan begrænses.

Egern Events er heller ikke ansvarlig for forhold, der skyldes kundens egne handlinger, deltagernes handlinger, tredjepartsleverandører eller forhold uden for Egern Events' kontrol.

Ansvarsbegrænsningerne gælder ikke i det omfang, gældende lov ikke tillader en sådan begrænsning.

Kunden er ansvarlig for skader på lokaler, inventar eller udstyr, som skyldes kunden eller arrangementets deltagere, i det omfang kunden efter dansk ret er ansvarlig for skaden.

Dokumenterede omkostninger til reparation, rengøring eller erstatning kan faktureres til kunden.

Egern Events anvender kun billeder eller video af arrangementets deltagere til markedsføring efter relevant samtykke eller andet gyldigt behandlingsgrundlag.

Kunden informerer selv sine deltagere om eventuelle interne regler for foto og video. Offentlig brug af billeder sker i overensstemmelse med gældende regler om persondata og markedsføring.

Egern Events behandler personoplysninger i forbindelse med booking, planlægning, fakturering og gennemførelse af arrangementer.

Personoplysninger behandles i overensstemmelse med Egern Events' gældende privatlivspolitik.

Mener kunden, at en væsentlig del af den aftalte ydelse ikke er leveret som aftalt, skal kunden kontakte Egern Events så hurtigt som muligt – helst under arrangementet, så vi har mulighed for at afhjælpe forholdet.

Efter arrangementet skal en reklamation meddeles skriftligt uden unødigt ophold. Reklamationen skal beskrive:

• Hvad der er galt
• Hvornår det opstod
• Hvilken del af arrangementet det vedrører
• Hvad kunden mener bør løses

Egern Events behandler reklamationen hurtigst muligt.

Egern Events kan anvende eksterne samarbejdspartnere og underleverandører til dele af arrangementet – for eksempel catering, transport, DJ, teknik, cocktails, lokale, underholdning og personale.

Egern Events er fortsat kundens primære kontakt, medmindre andet er aftalt.

Egern Events beholder ejerskabet til egne koncepter, aktivitetsdesigns, scripts, grafiske materialer, dokumenter og øvrigt immaterielt materiale, medmindre andet er aftalt skriftligt.

Kunden må ikke kopiere eller videredistribuere Egern Events' interne aktivitetsmateriale eller koncepter til kommerciel brug uden skriftlig tilladelse.

Aftalen er underlagt dansk ret.

Eventuelle tvister søges først løst i mindelighed. Kan en tvist ikke løses i mindelighed, afgøres den ved de danske domstole efter gældende regler om værneting.

Egern Events kan ændre handelsbetingelserne med virkning fremadrettet.

For en konkret booking gælder den version, som kunden har modtaget, eller som der tydeligt er henvist til i tilbud og ordrebekræftelse. Hver version er dateret og nummereret.

Egern Events

• E-mail info@egernevents.dk
• Telefon 42 70 13 09
• CVR 46747291
• Adresse Marianelundsvej 9A, 3460 Birkerød